Freelance : comment bien gérer sa trésorerie au quotidien ?

Dans un précédent article, nous avons vu comment anticiper sa trésorerie en tant que freelance, et comment établir des prévisions qui permettent de ne pas être surpris par des décaissements prévisibles.

Aujourd’hui, nous vous expliquons bien gérer votre trésorerie au quotidien, bien vous rémunérer et faire face aux inévitables imprévus de la vie d’une entreprise.

Utilisez un compte dédié pour l'entreprise

Toute personne morale doit avoir son propre compte bancaire. Cependant, certaines formes juridiques permettent, sous un certain seuil ou pendant un certain temps, d’utiliser le compte bancaire du dirigeant, soit parce qu’il n’y a pas de personne morale, soit par tolérance transitoire.

Même si vous êtes éligible à cette tolérance, nous vous déconseillons fortement ce choix ! La confusion qui va en découler sera bien plus coûteuse que les frais d’un deuxième compte.

L’alternative, si vous avez peu de moyens et souhaitez absolument éviter un compte professionnel, est d’ouvrir un deuxième compte personnel dans votre banque et de le dédier uniquement à l’entreprise. 

Il ne sera pas au nom de l’entreprise, vous aurez au moins une vision claire sur la trésorerie professionnelle et l’évolution de vos affaires. Ce n’est pas idéal, mais c’est un meilleur compromis que le mélange total… et adoptez dès que possible une organisation plus robuste.

Le compte courant d’associé joue le rôle de “sas financier” entre l’entreprise et son associé. C’est un outil de gestion de trésorerie très souple, à condition de bien savoir l’utiliser !

Utilisez le compte courant d'associé à bon escient 

L’associé peut y déposer de la trésorerie pour la mettre à devra de l’entreprise, qui devra rembourser plus tard, sans contrainte de date. : c’est un prêt sans échéance.

Mais l’opposé n’est pas possible : l’entreprise ne peut pas prêter de l’argent à son dirigeant, c’est rigoureusement interdit.

Si vous avez prêté de l’argent à votre entreprise, vous pouvez obtenir remboursement par virement, mais aussi en faisant porter à l’entreprise la charge de dépenses personnelles, en réglant simplement vos achats avec la carte bancaire de l’entreprise. 

Évidemment, nous vous déconseillons cette pratique, tout à fait légale et acceptée mais propice à la confusion. Elle complexifie le suivi financier de votre activité et sème le trouble dans votre esprit en brouillant les frontières entre professionnel et privé.

Pire : si vous dépassez le montant que vous aviez initialement prêté, vous vous retrouvez dans l’illégalité.

Optez pour la simplicité. Lorsque vous remboursez le compte courant d’associé, faites un virement vers votre compte et dépensez ensuite votre argent comme vous le souhaitez. Le compte courant de votre entreprise n’est pas votre réserve de trésorerie !

Tenez vos comptes régulièrement 

Tenir une comptabilité est une obligation légale, mais c’est aussi un outil de pilotage pour :

• savoir combien vous avez réellement gagné,
• suivre vos factures (et relancer les retardataires),
• savoir quelles sont vos charges fixes et variables,
• trouver votre bonne rémunération.

À quelle fréquence faire ses comptes ?

En théorie, vous ne devez présenter une comptabilité qu’à l’occasion de l’établissement du bilan, c’est-à-dire une fois par an. En pratique, une bonne comptabilité est tenue au moins sur un rythme mensuel. C’est le minimum pour pouvoir piloter ses finances.

Vous pouvez tenir votre comptabilité seul si vous estimez en avoir les compétences. Cependant, vous gagnerez du temps et réduirez les risques en déléguant la comptabilité.

Chez Acasi, votre coach se charge de votre comptabilité au quotidien. Il sera probablement bien plus efficace que vous à cette tâche ! Et si votre comptabilité est en retard, nous avons aussi une solution.

N’oubliez pas que le temps passé à tenir vos comptes est pris, au choix, sur : 

• votre cœur de métier (les prestations facturables),
• votre action commerciale ou de networking,
• votre temps de formation,
• ou votre temps de repos et de loisir !

Choisissez le bon montant de rémunération 

En tant que chef d’entreprise, vous avez deux objectifs contradictoires lorsqu’il s’agit de définir la rémunération : 

Vous devez : 

• ne pas trop vous verser de rémunération pour ne pas pénaliser l’entreprise et sa trésorerie,
• tout en étant assez généreux pour vous récompenser de votre labeur (et financer votre train de vie).

Comment trouver le bon montant ? 

Il dépend du chiffre d’affaires, de votre marge, de vos charges, de vos prévisions de trésorerie… Mais aussi de critères fiscaux et sociaux.

Votre coach Acasi peut déterminer à vos côtés combien vous pouvez vous rémunérer sans pénaliser l’entreprise, tout en maximisant votre protection sociale (couverture maladie, retraite…).

Il vous aidera aussi à trouver la meilleure forme de rémunération (prélèvements, salaires, dividendes) selon votre statut et vos priorités.

Une chose est sûre : la rémunération doit être calculée et délibérée, plutôt que d’être la simple réponse à vos besoins personnels.

Créez un matelas de sécurité 

Votre épargne de précaution, ou matelas de sécurité, servira à amortir les coups durs.

Vous pouvez le créer à deux endroits :

• à titre personnel, pour survivre sans être payé pendant quelques mois (en gardant 6 mois à un an de dépenses courantes sur un Livret A par exemple),
• sur le compte de l’entreprise, afin de lui permettre de verser votre rémunération même en cas de baisse d’activité.

Quel que soit votre choix, tenez-vous y quoi qu’il en coûte ! Si vous n’avez pas d’épargne disponible, alimentez mois après mois votre réserve de sécurité en y plaçant un pourcentage de vos facturations jusqu’à atteindre le seuil souhaité.

Attention : l’objectif est de pouvoir faire face à l’incertitude (perte d’un client important par exemple). Ce matelas ne sert à pas à compenser l’absence de revenus pendant vos congés, qui est un facteur prévisible.

Gérez votre poste client

Facturer, c’est bien. Encaisser, c’est mieux. Et encaisser rapidement, c’est encore mieux pour la trésorerie !

Quelques conseils pour encaisser plus rapidement : 

• Suivez strictement vos prestations afin de ne jamais oublier de facturer un client,
• Envoyez vos factures tôt : une journée de perdue a son importance,
• Relancez systématiquement lorsque le délai de paiement est dépassé.

Cela contribuera à accélérer vos encaissements, mais aussi à réduire le risque d’impayés.

Bien sûr, prenez garde à ne pas dégrader vos relations, surtout si vous travaillez avec d’autres freelances : ne les harcelez pas !

Enfin, si vous êtes en recherche de trésorerie immédiate, vous pouvez proposer à vos clients un petit escompte (une réduction) s’ils payent à l’avance. Cela peut se révéler moins coûteux qu’un découvert et peut être un argument de négociation face à un client cherche à négocier votre tarif.

Gérez votre poste fournisseur

Le poste fournisseurs est plus difficile à travailler en tant que freelance ou indépendant. 

Idéalement, vous devez payer vos fournisseurs le plus tard possible, mais ce n’est pas toujours possible : si vos fournisseurs sont des grandes entreprises, elles imposent en général leurs conditions. Et vous devez de l’argent à d’autres freelances, vous avez sans doute intérêt à privilégier les bonnes relations.

En revanche, vous pouvez moduler vos échéances d’URSSAF et négocier des aménagements avec le fisc. N’hésitez pas à les contacter, ils sont souvent bien plus conciliants que ce que l’on pense !

Un dernier conseil ...

S’il ne fallait en donner qu’un : épargnez !

Placez un pourcentage fixe de chaque rentrée d’argent sur un compte dédié non rémunéré, ou sur un placement sans risque et disponible (tel qu’un OPCVM monétaire).

Cela ne résoudra pas tous vos problèmes de trésorerie, mais vous gagnerez en agilité, en résilience et en sérénité.