La comptabilité d'une SAS

La comptabilité rime souvent avec complexité et tracas pour un entrepreneur. Pourtant, c’est un outil qui permet de prendre les bonnes décisions au bon moment et de s’assurer de la bonne marche financière de son activité. Rappelons  que toute société a pour obligation légale de tenir une comptabilité. La SAS ne faisant pas exception, faisons un tour d’horizon des différentes obligations comptables qui s’appliquent à ce statut juridique. 

Les obligations comptables dans une SAS

La comptabilité d’une SAS consiste à transmettre à l'administration fiscale un certain nombre de documents comptables obligatoires tous les ans, ainsi que d’enregistrer toutes les opérations et mouvements de votre activité. Voyons tout cela de plus près.

Vous devez enregistrer comptablement tous les mouvements 

Si vous êtes à la tête d’une SAS, il est obligatoire d’enregistrer comptablement tous les mouvements de l’activité de votre société dans ce que l’on appelle les livres comptables. Il y a trois journaux comptables que vous devez tenir : le grand livre, le livre-journal et le livre d’inventaire. 

Ces documents comptables doivent faire figurer chronologiquement les achats, les ventes, les investissements, les salaires et tout ce qui impacte l’activité de la société. Toutes les SAS étant généralement soumises à la comptabilité d’engagement (dans certains cas la tenue d’une comptabilité de trésorerie est possible), vous devez enregistrer tous les flux, y compris les encaissements et les décaissements qui ont été engagés durant l’exercice comptable mais qui n’ont pas été réglés. 

👉 Par exemple, un client a signé votre devis en novembre 2022, mais l’encaissement est prévu pour janvier 2023. L’opération de décaissement devra être comptabilisée au titre de l’année 2022 (si vous clôturez au 31 janvier). 

Si la comptabilité d’engagement peut paraître fastidieuse au premier abord, elle présente des avantages indéniables pour la gestion de votre trésorerie : vous connaissez la situation financière de votre entreprise à l’instant T et pouvez anticiper toutes vos sorties et entrées d’argent.

👉 C’est précisément ce que nous faisons chez Acasi : notre logiciel de comptabilité est capable de vous indiquer votre solde prévisionnel (jusqu’à 6 mois) compte tenu des futurs encaissements clients et des impôts à venir : TVA, IS, cotisations sociales. Vous avez accès sur votre tableau de bord à des indicateurs clés en temps réel.

Vous devez établir les comptes annuels une fois par an

Tous les ans, à la clôture de l’exercice, vous devez transmettre à l’administration fiscale les comptes annuels ou “états financiers de l’entreprise”, composés d’un bilan et d’un compte de résultat.

Le bilan

C’est l’image du patrimoine de votre société à la date de clôture. Il se présente sous la forme d’un tableau avec deux colonnes qui doivent s’équilibrer : une pour l’actif (ce que l’entreprise possède : les stocks, les immobilisations etc) et l’autre pour le passif (ce que l’entreprise doit : dettes fournisseurs, impôts etc) de la SAS/SASU.

Le bilan est un document important car il permet d’avoir une vision de la santé financière de l’entreprise.

Le compte de résultat

C’est un tableau listant l’ensemble des produits (chiffre d’affaires) et des charges (dépenses de la société pour son activité). La différence entre les produits et les charges donne le résultat comptable net, qui peut être soit positif (on parle de « bénéfice »), soit « négatif », (on parle de « perte »).  

Comment différencier le bilan du compte de résultat ? Le bilan peut être comparé à une photo du patrimoine à une date donnée, et le compte de résultat à un film représentant l’activité de la société sur l’ensemble de l’exercice. 

NB : Sachez que si vous êtes soumis au régime réel normal vous devez également fournir une annexe, qui est destinée à aider l’administration à comprendre votre bilan et le compte de résultat.

Au-delà de la transmission de la liasse fiscale aux impôts, vous devez également déposer un exemplaire des comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce.

Vous devez conserver tous vos justificatifs

En tant que dirigeant d’une SAS, vous avez l’obligation de conserver tous vos justificatifs et documents comptables pendant 10 ans. En effet, il est indispensable de conserver toutes les pièces justificatives relatives à votre activité : les factures d’achat, de ventes, les devis réalisés etc. Sur ces documents doivent figurer la date, la nature et le montant de l’opération, les tiers intervenants, et certaines mentions obligatoires (nom et adresse de votre société, son numéro unique d’identification, lieu de son siège social, le montant du capital social, la TVA si vous y êtes assujettie).

Pourquoi conserver vos justificatifs ? 

• ils vous seront demandés lors d’un éventuel contrôle fiscal 
• ils vous permettent d’établir l’inventaire et les comptes annuels

Tenir votre comptabilité vous prendra plus ou moins de temps selon que vous vous en occupiez seul ou que vous faites appel à un expert-comptable.

Comment tenir la comptabilité d'une SAS ?

Le recours à un expert-comptable n’est pas obligatoire pour une SAS. En tant que dirigeant, vous avez la possibilité de faire votre comptabilité seul ou à l’aide d’un logiciel.

Faire la comptabilité de la SAS en autonomie

Il est possible de saisir manuellement, sur un fichier Excel, le détail de toutes les transactions, de rapprocher les factures et justificatifs d’achat avec les bonnes lignes bancaires etc. C’est une solution peu coûteuse mais qui vous prendra beaucoup de temps et qui peut être source d’erreurs et d’oublis qui seront pénalisés par l’administration fiscale.

Utiliser un logiciel de comptabilité pour une SAS

Certaines solutions proposent d’automatiser les tâches comptables récurrentes et chronophages (la saisie sur Excel dont on vous parlait précédemment). Les flux bancaires et les pièces justificatives vont être importés dans l’outil informatique et vous devrez ensuite catégoriser et valider les diverses opérations. C’est ce que l’on appelle la pré-comptabilité.

Si l’option paraît attrayante, gardez en tête que ce sera à vous de réaliser vos propres déclarations de TVA, la déclaration d’impôt sur les sociétés, le bilan comptable et les autres démarches administratives. 

Bien évidemment, la bonne tenue de la comptabilité et l'exactitude des données déclarées à l'administration fiscale restent sous votre responsabilité. Vous ne bénéficierez pas de conseils personnalisés ou bien ils vous seront facturés en plus du forfait d’utilisation du logiciel.

Vous l’aurez compris, la comptabilité ça ne s’invente pas ! C’est technique et cela prend du temps qu’en tant qu’entrepreneur vous n’avez peut-être pas. C’est pourquoi il est fortement conseillé de confier la tenue de sa comptabilité à des professionnels dont le métier est précisément la comptabilité.

Confier sa comptabilité à un expert-comptable en ligne

Pourquoi est-il préférable d'avoir un expert-comptable pour votre SAS ?

Pour économiser du temps en vous soulageant des tâches comptables. C’est lui qui fera le lien entre vos pièces justificatives et les opérations bancaires qui y sont relatives. Il s’occupera également des déclarations de TVA, d’impôt sur les sociétés, etc. Pour cela vous n’avez qu’à lui transmettre vos relevés bancaires et justificatifs.

Un expert-comptable inscrit à l’Ordre des experts-comptables est également formé pour que votre comptabilité et votre fiscalité soient conformes aux obligations légales. Il est responsable de la tenue de vos comptes. 

Pourquoi choisir un expert-comptable en ligne ? 

C’est important de choisir un expert-comptable qui assure pour vous toutes les obligations comptables que nous avons vu précédemment (c’est le rôle de tout expert-comptable), mais l’idéal est d’avoir une solution qui combine à la fois un logiciel de comptabilité ainsi que toute l’expertise d’un professionnel de la comptabilité.

Cela vous permet de : 

• gagner du temps en automatisant votre part du travail
• vous décharger de vos déclarations et démarches administratives 
• bénéficier de conseils de véritables professionnels

👉Chez Acasi, c’est précisément ce que nous faisons. Nous sommes à la fois des experts-comptables, spécialisés dans la comptabilité des freelances et un éditeur de logiciel. Notre logiciel comptable automatise toutes vos tâches et notre équipe de coachs dédiés se charge de vos obligations comptables et vous conseille au quotidien. Il n’est jamais trop tard pour changer d’expert-comptable et vous simplifier la vie.