Facture en retard : comment se faire payer par un mauvais payeur ?

Freelances, consultants, travailleurs indépendants… vous avez sans doute malheureusement déjà été confronté à la situation.

Le client ne paye pas dans les délais indiqués sur la facture. Lorsque vous l’appelez, le client vous répond que son comptable est en vacances. Puis c’est un souci informatique. Puis il temporise : en effet, il y a des problèmes temporaires de trésorerie, mais vous serez payé la semaine prochaine… Puis il ne vous répond plus.

Vous n’êtes pas seul : les retards de paiement cumulés subis par les PME s’élèvent à 12 milliards d’euros selon la Banque de France qui publie chaque année un Observatoire des délais de paiement.

Alors, comment vous faire payer dans les délais ? Comment gérer un mauvais payeur ? Voici l’essentiel à savoir.

Comment gérer des impayés ?

Il y a deux phases. La phase amiable et la phase judiciaire.

Phase amiable, étape 1 : relancez gentiment

La première étape c’est bien sûr de relancer le client.

Quand relancer ? Idéalement, le lendemain de la date limite de paiement mentionnée sur la facture. Si vous n’avez rien mentionné, alors le client doit vous payer dans les 30 jours suivant la réception de la prestation ou des marchandises.

Comment relancer ? Privilégiez le mail : il est moins intrusif, mais surtout, il permet de garder une trace et peut être transféré au bon interlocuteur. Restez simple et courtois : renvoyez systématiquement la facture et votre RIB en pièce jointe pour faciliter la vie de votre interlocuteur.

C’est aussi l’occasion d’écarter d’éventuelles erreurs de votre part : avez-vous envoyé le bon RIB ? Envoyé le mail au bon interlocuteur ? 
 
À ce stade, les causes de ce retard peuvent être bénignes. Si c’est le premier paiement de ce client, cela peut être une procédure d’enregistrement de nouveaux fournisseurs un peu longue.

Bien entendu, ce retard peut aussi cacher une mauvaise foi du client, voire des difficultés financières et un futur défaut de paiement.

Phase amiable, étape 2 : les relances plus fermes

Vous pouvez faire de multiples relances par mail : n’hésitez pas à les numéroter dans le titre (Deuxième relance, troisième relance)... Si vous avez des explications au téléphone, demandez confirmation par mail. Ne traînez pas trop à cette étape et passez rapidement à la suivante.

Phase amiable, étape 3 : la mise en demeure

À vous de déterminer le moment de monter d’un cran. Si votre client ne paye toujours pas, vous pouvez lui envoyer une mise en demeure de payer, par courrier recommandé avec un accusé de réception. 

Ce document, plus formel (modèle ici par exemple), aura une valeur légale. S’il ne donne pas de résultat, il vous permettra de passer à la phase juridique.

La phase juridique

Phase juridique, étape 1 : l’injonction de payer

Cette procédure consiste à demander au juge de demander au client de vous payer la somme due.

La procédure, décrite ici, est simple et peu coûteuse (une trentaine d’euros). Elle peut se faire en ligne sur Tribunal Digital.

Vous devez remplir un formulaire CERFA et le déposer au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre débiteur. Vous devez également joindre à votre demande les pièces justificatives de votre créance, telles que les factures, les contrats, la mise en demeure et les échanges par mail. Soyez le plus précis possible. Vous pourrez ajouter des indemnités de retard et des intérêts à la somme due.

Si le juge estime la créance recevable, il rendra une ordonnance portant injonction de payer. Cette ordonnance oblige votre client à vous payer la somme due dans un délai d’un mois, mais li peut aussi contester l’ordonnance.

Phase juridique, étape 2 : le titre exécutoire

Au bout d’un mois, votre client n’a pas contesté, mais toujours pas payé ?

Vous pouvez recontacter le tribunal et lui demander et demander d’ajouter une formule exécutoire à l’injonction de payer. 
Muni de ce titre, un huissier pourra alors aller chercher pour vous la somme dûe. Il enquêtera sur la santé financière du débiteur et décidera, selon les cas : 

• une saisie-attribution (par exemple, en demandant à la banque du client de faire le virement),
• une saisie-vente (vente d’une partie du patrimoine du client pour payer sa dette).

À noter : Le recours à un huissier est obligatoire et payant, mais les frais de procédure peuvent être récupérés chez le débiteur. En revanche, si le client n’est pas solvable, c’est une autre histoire. En tant que fournisseur, vous n’avez que très peu de chances d’être payé. En effet, les créanciers privilégiés sont les salariés, le Trésor Public, l’URSSAF, la justice… et ces paiements risquent bien d’assécher la trésorerie, vous laissant sur le carreau. Quant aux délais, ils se comptent souvent en années…

Comment ne plus subir des défauts de paiement ?

Soyez précis dans vos factures

Soyez très clairs sur vos délais de paiement. Vous pouvez fixer vos propres conditions, à condition de rester dans le cadre légal : le délai standard est de 30 jours, mais ne peut dépasser 60 jours après l’émission de la facture, et 45 jours en cas de facture périodique (une prestation à long terme reconduite tous les mois par exemple).

Facturez tôt et régulièrement

La loi indique qu’une facture doit être émise sitôt la marchandise commandée (si c’est un produit physique) ou la prestation achevée (si c’est une prestation de service). Alors ne traînez pas ! 

Pour les prestations récurrentes (en régie par exemple), facturez mensuellement dès les premiers jours du mois au titre des prestations du mois écoulé.

Assumez vos droits

Si vous êtes freelance ou consultant, vous êtes plutôt habitué aux postures de commercial, d’expert et de facilitateur. Vous voici maintenant dans le rôle du méchant, ce qui peut être difficile à vivre.

En réalité, il n’en est rien : vous êtes là pour que la loi (et la simple logique économique) s’applique. Certes, c’est difficile à faire et peu plaisant, mais vous n’êtes en aucun cas un bourreau. Alors n’hésitez pas à faire valoir vos droits : relancez et exigez vos paiements en temps et en heure.

Cela vaut aussi pour les pénalités de retard, que vous devez obligatoirement mentionner sur vos factures, et que vous êtes en droit d’exiger (en théorie, le client doit les régler spontanément, sans qu’un rappel ne soit nécessaire…).

Demandez des acomptes

L’acompte est un versement anticipé d’une partie du coût de la prestation. Lorsqu’un client vous verse un acompte, vous faites d’une pierre trois coups : 

• vous disposez de trésorerie immédiatement (utile si vous devez investir pour la prestation)
• vous vous assurez que les circuits de paiement sont bien en place (le client n’aura plus l’excuse du RIB à entrer dans l’ordinateur)
• vous minimisez les conséquences d’un défaut de paiement.

Les acomptes sont généralement compris entre 30% et 50% du prix de la prestation.

Relancez systématiquement dès le premier jour de retard

Votre facture prévoit un délai de 30 jours ? Partez à la chasse aux impayés dès le 31e jour. C’est une routine à prendre : le premier du mois vous facturez, le deux du mois vous relancez les impayés du mois précédent.

À noter : Chez Acasi, vous pouvez suivre l’intégralité du poste clients sur votre tableau de bord. Historiques par client, factures émises mais pas encore encaissées, retards… Vous ne laisserez rien passer !

Vérifiez la solvabilité de vos clients

Mieux vaut prévenir que guérir : il est désormais facile de trouver les comptes des entreprises (sur Pappers par exemple).. Les signes qui doivent vous alerter : un chiffre d’affaires erratique, une trésorerie qui chute et des dettes qui s’accumulent.

Outre votre propre analyse financière, des annuaires privés tels que celui de Rubypayeur peuvent vous renseigner sur l’existence d’éventuels impayés (attention : Rubypayeur ne mentionne que les entreprises pour lesquelles l’entreprise a été mandatée pour une prestation de recouvrement. L’absence de mention ne signifie donc pas forcément que votre client est un bon payeur).

En cas d’impayé, ne sabotez pas la prestation

Si vous pensez avoir des moyens de pression (par exemple parce que vous gérez le site internet de votre client), ne les utilisez pas pour obtenir un paiement. Le chantage n’est pas du tout professionnel, en plus d’être illégal. 

Vous avez peut-être vu passer sur les réseaux sociaux ce code informatique qui obscurcit progressivement le site web du client, jour après jour, jusqu’à le rendre totalement éteint au bout du 100e jour. C’est amusant mais peut être préjudiciable : le client sera en droit de refuser de payer si vous lui livrez une prestation amoindrie. 

Bien entendu, vous avez tout loisir de refuser de nouvelles missions tant que vous n’avez pas été payé. 

Vous pouvez aussi déléguer la gestion du poste clients

Certains assureurs proposent une assistance juridique qui peut vous guider dans les procédures ou prendre les coûts en charge. Il existe aussi des cabinets de recouvrement qui peuvent vous aider… si toutefois les montants en jeu en valent la peine. Enfin, les cabinets d’affacturage proposent une prise en charge complète de vos créances client, bons payeurs comme mauvais payeurs… reste à voir si le coût en vaut la peine pour vous !