Freelance : le guide pratique du déjeuner client

Travailler en freelance ne signifie pas être isolé. Au contraire, les interactions humaines sont encore plus essentielles que pour les salariés ! Inviter vos clients au restaurant peut être l’occasion de développer des liens tout en contribuant à la bonne santé de votre entreprise.

Choix du restaurant, personnes à inviter, sujets de conversation, sans oublier la compatibilité : nous vous disons tout, absolument tout sur l’organisation parfaite d’un déjeuner client !

Pourquoi inviter ses clients au resto ?

• ne pas vous faire oublier (surtout dans une mission avec peu de contacts avec le client)
• remercier le client pour sa fidélité
• obtenir des informations de façon informelle
• brainstormer sur un projet (en pur déjeuner de travail)
• évoquer des détails qui fâchent mais dans un cadre décontracté (signaler un règlement tardif des factures)
• célébrer une fin de mission (et parler de la suite)
• développer votre réseau, transformer ce client en personne qui pourra vous recommander
• ou tout simplement passer un bon moment ! 

N’oubliez pas que vous êtes surtout en costume de commercial ! Ce déjeuner sera aussi l’occasion de récolter des informations qui ne seraient pas dites officiellement : votre contact part bientôt chez un concurrent, le projet sur lequel vous travaillez sera repris en interne et votre mission s’arrêtera bientôt, un contact du client recherche une prestation que vous pourriez aussi assurer…

Autant d’informations qui vous serviront à anticiper et développer votre affaire.

Mais l’information n’est pas à sens unique. Cette rencontre est également une chance de mettre en avant vos autres compétences (de manière plus ou moins subtile). Ne laissez pas votre client passer à côté de toute la gamme étendue de vos talents. 
Pour vous, cela signifie un possible élargissement des missions, une recommandation chez un autre client, voire une hausse des TJM plus facile à faire accepter.

Alors, motivé à inviter votre client à déjeuner ? Passons à la suite !

Quand inviter le client ?

Ni trop tôt, ni trop tard !

Derrière cette réponse de Normand, une réalité : une invitation trop tôt sera précipitée. Vous n'êtes pas encore certain de la qualité de la relation. Le déjeuner risque de prendre l’allure d’une réunion de cadrage de projet. Attendez un peu !

Mais si vous l’invitez trop tard, vous manquerez une opportunité de tisser des liens, et vous aurez sans doute l’apparence de vouloir demander quelque chose (“Pourquoi maintenant ?”).

La bonne solution, c’est d’inviter lorsque la relation est bonne. Il peut y avoir quelques nuages, mais ce n’est pas grave. En revanche, en cas de gros temps, ce n’est clairement pas le bon moment !

Déjeuner ou dîner ?

Le moment idéal pour inviter votre client au restaurant est généralement le déjeuner. Il offre un cadre à la fois professionnel et décontracté, un créneau horaire restreint, et n’empiète pas sur la vie familiale.

Cependant, la soirée n'est pas exclue pour autant. Elle doit cependant être réservée à des occasions spéciales (places pour un spectacle ou un match…) pour des relations très solides, presque amicales, éventuellement en invitant les conjoints. Reste à trouver une date dans le calendrier. Là, c’est simple : demandez 2 ou 3 dates à votre client et arrangez-vous pour être disponible.

Bien sûr, faites preuve de bon sens et respectez ses cycles professionnels, qu’ils soient hebdomadaires, mensuels ou annuels. N’invitez pas un client expert-comptable en pleine période de clôture !

Où inviter son client  ?

Le restaurant doit être proche du lieu de travail du client : vous devez minimiser son temps de transport. 

C’est à la fois une question de confort pour lui, c’est aussi très pragmatique : plus le client a de trajet, plus il devra rentrer tôt ! Alors si vous ne voulez pas d’un déjeuner écourté, facilitez-lui la vie.

Concernant le choix du restaurant, demandez à l’avance les goûts et les contraintes du client. Ne l’emmenez pas dans un restaurant indien s’il ne supporte pas les épices, ou dans une brasserie traditionnelle s’il est végétarien.

Évitez évidemment les lieux bruyants, et privilégiez les endroits plus propices à la discussion. Certains restaurants proposent des salons privés pour discussions confidentielles, ils sont surtout adaptés pour un groupe mais cela ne coûte rien de demander !

Même si l’expérience peut être un plus, vous n’avez pas forcément à choisir un restaurant étoilé, qui pourrait intimider votre client et lui faire se sentir redevable. En outre, le service est souvent plus long, ce qui peut poser un problème pour votre client (tout le monde n’est pas maître de ses horaires).

Adaptez le budget au client et au chiffre d’affaires de la prestation. Il est tout à fait acceptable de ne pas sortir systématiquement le grand jeu : si votre client n’est pas souvent invité par des prestataires, il appréciera dans tous les cas l’attention.

Dans l’idéal, testez le restaurant en amont ou rendez-vous sur place pour vérifier que l’ambiance est celle que vous souhaitez. Cela vous permettra également de choisir une table calme.

Qui inviter ?

La plupart du temps, étant travailleur indépendant, vous n’inviterez qu’une seule personne : votre contact le plus fréquent chez le client. C’est aussi le meilleur moyen d’avoir une discussion équilibrée.

Mais soyez stratégique. Ce déjeuner a une vocation professionnelle, il doit vous permettre d’élargir votre réseau et d’être plus efficace pour le client.

Inviter une deuxième personne peut donc être pertinent. Par exemple un junior et son senior, ou deux métiers différents qui ne se parlent pas habituellement (développeur et responsable marketing) : tisser des ponts est toujours intéressant.

Une règle cependant : personne ne doit s’ennuyer. Si vous invitez votre contact développeur et parlez de code pendant tout le déjeuner avec uniquement de bref apartés à destination de la troisième personne pour expliquer la différence entre git et github, il fallait faire un déjeuner à deux, pas à trois.

Inviter un prospect ?

Enfin, vous pouvez aussi inviter des prospects en vue de nouer une relation d’affaires ultérieure.

Cela peut être payant, voire nécessaire dans certains milieux.

Oui, certains clients ont besoin d’un bon déjeuner et d’une partie de golf avant de s’engager. S’il est nécessaire de dépenser 500 € pour obtenir un contrat à 20 000 €, cela peut en valoir la peine. À vous de juger l’opportunité d’investir dans cette méthode… 

Une chose est sûre : si c’est ce qu’attend le client, vous vous distinguerez clairement des autres indépendants qui présentent des devis plus bas, ou qui se contentent d’approches en ligne. Mais soyez sélectif, si ce n’est pas ce qu’attend le prospect, vous aurez l’air désespéré (et dépenserez de l’argent pour rien).

Comment inviter ?

Demandez des disponibilités à votre client et partez à la recherche de réservations immédiatement. Votre but est de confirmer le plus rapidement possible au client la réservation afin d’éviter que ses disponibilités se remplissent.

Certains sites et applications (The Fork est la plus connue) permettent des réservations en quelques clics, avec la vue sur la disponibilité des restaurants : idéal pour s’organiser facilement. 

En les utilisant, vous accumulez des points qui peuvent vous fournir des réductions… que vous pourrez ensuite utiliser à titre professionnel ou personnel, un peu à la manière des miles des compagnies aériennes.

Dès que la réservation est passée, envoyez-lui un mail avec l’adresse précise, le plan et l’heure. S’il doit se déplacer, précisez les transports en commun alentour : votre but est de lui simplifier la vie.

Quelques jours avant la date, recontactez-le pour confirmer. 

Ne soyez pas vexé s’il doit annuler au dernier moment : c’est la vie d’une entreprise ! Attendez un peu que les choses se calment du côté du client et cherchez une nouvelle date… S’il vous dit qu’il “essaye de s’arranger”, préférez le report : vous ne souhaitez pas d’un invité pressé qui doit vous quitter à 13h15…

Une fois la date trouvée, réservez mais préparez-vous à accepter les retards ou les annulations sans sourciller. La flexibilité prime : c’est à vous de vous adapter.

Pendant le déjeuner : le choix des plats

Laissez le client choisir : un apéritif, une entrée, le menu ou la carte, dessert et/ou café…il est invité, composez avec ses choix ! Il est d’usage de l’accompagner s’il prend un apéritif ou un dessert : ne le laissez pas seul, ce serait gênant.

Il peut arriver que vous ayez choisi un restaurant haut de gamme, mais avec un budget limité. Comment passer un bon moment sans faire exploser la facture ? Appelez le restaurant à l’avance, et demandez s’il est possible que le serveur ne présente que les menus plutôt que la carte. 

Si ce n’est pas possible, guidez avec délicatesse votre client vers le menu (“Le menu propose des choses sympathiques”), mais soyez prêt à le laisser choisir à la carte s’il n’y trouve pas son compte…Et accompagnez-le aussi pour le dessert s’il le souhaite.

De votre côté, limitez l’alcool (c’est toujours une bonne idée).

Pendant le déjeuner : la discussion

C’est à vous de gérer le rythme, de lancer des sujets et d’entretenir la discussion.

Si vous êtes plutôt du genre introverti, cela peut vous sembler intimidant, mais rassurez-vous, cela se passera bien !

Les règles sont simples : soyez relaxé mais restez professionnel. On dit généralement qu’il faut être légèrement plus professionnel que son client, en toutes circonstances, et dans tous les domaines (habillement, langage, ponctualité…).

Ne monopolisez pas le temps de parole, écoutez davantage que vous ne parlez, relancez… sans toutefois forcer votre client à parler la bouche pleine.

Faites jouer vos soft skills pour aller à la pêche aux infos : lorsqu’une porte s’ouvre, engouffrez-vous dedans, c’est l’occasion idéale ! Enjeux business, mouvements de personnel, nouveaux projets… Vous jouez le rôle d’un enquêteur pour votre propre entreprise.

La conversation s’orientera aussi vers des sujets plus personnels. Famille, lieux de vacances, sports préférés, goûts musicaux… Ces sujets légers sont des facilitateurs de la relation professionnelle, mais sachez ne pas déballer votre vie : vous n’êtes pas entre amis ou dans un rendez-vous Tinder. Beaucoup de choses ne concernent que la sphère privée.

Peur des blancs ? Préparez à l’avance des sujets et des questions. Aucune honte à avoir : tous les commerciaux ont une boîte à outils de la sorte. 

Envie de mentionner que vous travaillez aussi avec cette nouvelle technologie ? Faites-le ! Demandez clairement si l’entreprise de votre client compte travailler avec. C’est utile pour lui comme pour vous.

Enfin, cela va sans dire mais on le remarque malheureusement parfois : on ne déroule pas une présentation Powerpoint imprimée pendant que le client déguste son plat !

Qui paye l’addition ?

La question est uniquement rhétorique : c’est vous bien entendu.

Ne laissez la place à aucune discussion ou négociation : vous n’êtes pas entre amis ! 

En pratique, vous n’aurez pas à vous battre : si vos invités n’ont pas de fonctions managériale ou commerciale, ils ne chercheront pas à négocier car ils n’ont pas accès à la carte de leur entreprise.

Cependant, il est possible qu’en invitant un directeur ou un manager, surtout dans les grandes entreprises, votre invité insiste pour régler. Pour ne pas être pris au dépourvu, connaissez les parades. 

L’idée est d’être ferme, de justifier votre intention, mais aussi de laisser une porte de sortie honorable. Par exemple : 

“Je vous remercie, j’apprécie la proposition, mais j’ai organisé ce déjeuner et souhaite vous inviter car cela me fait plaisir. Cependant, nous avons évoqué [projet que vous avez évoqué], on se reverra donc sans doute bientôt.”

Cela permet de laisser une raison plausible à votre interlocuteur de renoncer.

Mais surtout pas de 50/50 : vous n’êtes pas entre amis ! (et cela signifie aussi deux factures, comme on le verra plus loin, donc un enfer pour le serveur).

Enfin, si cela est possible, vous pouvez aussi négocier le règlement avec le serveur, en lui laissant votre carte. Éclipsez-vous discrètement pour aller régler en fin de repas pour ne pas gêner votre client. Il appréciera sans doute votre élégance.

Après le déjeuner

Remerciez le client par un petit mail en rentrant du déjeuner. 

C’est aussi l’occasion d’évoquer des informations que l’un ou l’autre doit fournir, par exemple : 
“Je vous envoie comme convenu des exemples de projets que j’ai réalisés avec cette nouvelle technologie”. “Je vous renouvelle mon intérêt pour une mise en relation avec votre contact chez Banque B”.

Ne traînez pas, car demain le client sera passé à autre chose !

Et comptablement, ça donne quoi ?

Invitations au restaurant et comptabilité

Ce déjeuner d’affaires est un investissement en temps et en argent. Les frais engagés dans le développement commercial de votre activité sont des charges déductibles, et c’est aussi le cas des repas d’affaires. C’est-à-dire qu’ils viendront réduire le bénéfice imposable.

Cependant, attention aux conditions !

Pour justifier la charge, vous devez justifier le règlement, le documenter, et justifier le lien avec l’activité.

La plupart des restaurants fournissent une note provisoire avant le règlement. Mais une note n’est pas un document comptable valable : il faut une facture. Au moment de régler, demandez la facture qui comprendra les mentions légales (vous verrez explicitement le mot “Facture”).

Il est d’usage d’inscrire sur la facture le nom des participants, leur entreprise, et le lien avec votre propre entreprise. Il peut arriver que le fisc contacte les personnes invitées pour vérifier leur présence, mais c’est assez rare (mais autant faire les choses bien). Les contrôles peuvent avoir lieu jusqu’à trois ans après.

Enfin, nous vous conseillons de scanner la note et de la sauvegarder là au format électronique, car certaines encres blanchissent rapidement.

Vous pouvez inviter des clients comme des prospects, ou toute personne étant utile à votre activité professionnelle (fournisseur, consultant…), tant que vous pouvez justifier les éléments précédents.

Existe-t-il un plafond pour les frais d’invitation client au restaurant ?

Non, ni en montant, ni en fréquence.

Jadis, l’administration limitait à un repas par semaine et 5 par mois, mais ces seuils ne sont plus d’actualité.

Quant aux montants, le montant de la note doit rester raisonnable face au chiffre d’affaires que vous apporte ce client. Et pour les prospects ou apporteurs d’affaires ? C’est plus dur à prouver. 

Des invitations multiples non concrétisées par une signature pourront être considérées comme de convenance personnelle. En cas de contrôle, l’administration peut remettre en question le caractère professionnel et retirer la déduction.

Faut-il régler avec la carte de l’entreprise ?

C’est la solution la plus simple. Si vous ne l’avez pas sur vous, inutile de faire payer le client : vous pouvez aussi régler avec votre carte personnelle. Cela ne change rien à sa déductibilité. 

La dépense sera inscrite dans votre compte courant d’associé et la société pourra vous rembourser ultérieurement par un virement vers votre compte personnel.

Les relevés de frais généraux

Si vos frais de réception dépassent 6100 € au cours d’un exercice, vous devez joindre à votre déclaration un relevé de frais généraux, au moyen : 

• du formulaire 2067 joint à votre déclaration de résultats si vous êtes en société
• en annexe de votre déclaration de résultats 2031 si vous êtes exploitant individuel.

Cette déclaration est obligatoire sous peine d’amende égale à 5 % des sommes ne figurant pas sur ce relevé (taux ramené à 1 % si les sommes non mentionnées étaient réellement déductibles).

Toutefois, l’amende n’est pas due si les omissions sont corrigées spontanément ou à la première demande du fisc. Le détail de cette obligation est expliqué ici.

Invitations clients et TVA

La TVA sur les notes de restaurant est récupérable, mais comme toujours, sous condition de formalisme.

L’identification complète de l’entreprise qui récupère la TVA doit être mentionnée sur la facture.

Pour des additions inférieures à 150 € HT, les éléments d'identification peuvent être inscrits à la main par le client du restaurant (vous-même). Au-delà, elles doivent être entrées par le restaurateur et imprimées.

Soyons honnêtes : une facture complète est parfois difficile à obtenir en période de rush… Et vous ne souhaitez pas faire attendre votre client. Alors faites au mieux et facilitez la vie du restaurant en fournissant sur une carte de visite les informations relatives à votre entreprise, dont le numéro de TVA.

Invitation client ou repas pris à l’extérieur ?

Distinguez bien les deux :  les règles comptables et fiscales sont différentes ! 

Une invitation client s’inscrit dans un objectif de développement de l’entreprise. Cette charge est totalement déductible selon les critères énoncés plus haut.

Un repas pris à l’extérieur désigne un repas pour une personne, pris hors de votre propre entreprise ou hors de votre domicile, car vous étiez dans l’impossibilité de revenir en un temps raisonnable.

Dans ce cas, seulement une partie des frais est déductible (selon les conditions énoncées ici): la différence entre les frais de repas engagés et le montant forfaitaire correspondant au coût d'un repas à domicile (5,20 € en 2023). En d’autres termes, vous ne passez en charge que le surcoût de ce repas pris à l’extérieur.

Cependant, l'administration fiscale considère la dépense comme exagérée au-delà d'un certain plafond (20,20 € en 2023) : la déduction maximale est donc de 15 € par jour (20,20 - 5,20).

Ainsi, pour une dépense de 15 €, vous pouvez déduire 9,80 € (15 € - 5,20 €). Mais pour une dépense de 30 €, vous ne pourrez déduire que 15 € (30 € - 5,20 € = 24,8 €, le plafond de 15 € s'applique alors).

Finalement, à vous de juger si, face à une obligation de déjeuner à l’extérieur, vous ne préférez pas inviter le client et en profiter pour consolider la relation !

La compta des déjeuners clients chez Acasi

Chez Acasi vous devez déposer votre facture de restaurant (faisant apparaître la date, le fournisseur, le montant TTC et la TVA) dans votre espace “achats”. Si vous avez ouvert un compte bancaire chez Qonto ou Shine, vous pouvez prendre en photo la facture directement au moment où le restaurateur vous la donne, et elle remontera automatiquement sur Acasi ! 

Nous utilisons un outil de reconnaissance des caractères qui va lire le document, collecter les informations et attribuer la bonne catégorie à la dépense. La dépense apparaîtra alors dans le détail de vos charges déductibles pour l’exercice en cours visible sur votre tableau de bord !