Comment tenir sa comptabilité lorsqu’on est auto-entrepreneur ?

La gestion de la comptabilité peut souvent rimer avec tracas pour un auto-entrepreneur (micro-entrepreneur). En effet, qui aurait imaginé en se lançant qu'une partie de son activité consisterait à traiter des factures, des cotisations, de la trésorerie... Bien que le régime de la micro-entreprise prévoit des obligations comptables et déclaratives allégées (et c'est là l'un des avantages du statut d'auto-entrepreneur), celles-ci doivent être effectuées en bonne et due forme. 

Pourquoi ? 

• Comme toute entreprise, votre micro-entreprise doit pouvoir justifier de chacune des sorties et entrées sur le compte auprès de l'administration. Par conséquent, tenir à jour sa comptabilité avec des documents aux normes du régime micro-fiscal est nécessaire
• La tenue d'une comptabilité de l'auto-entrepreneur rigoureuse vous permet d’avoir les informations financières nécessaires à la bonne marche de votre micro-entreprise et vous donne les clés pour son pilotage optimal

Comment tenir sa comptabilité lorsqu’on est auto-entrepreneur ? 

En tant qu'auto-entrepreneur, plusieurs obligations comptables s'imposent à vous, que ce soit vis-à-vis de l'administration fiscale ou vis-à-vis de vos clients. Le non- respect de ces obligations peut vous exposer aux sanctions de l'administration et entraîner des pénalités. 

L'obligation de tenir un livre des recettes quelle que soit votre activité

Le livre des recettes est le document de référence de la comptabilité de l'auto-entrepreneur. Il vous permet de centraliser l'ensemble des transactions au même endroit, de calculer plus facilement votre chiffre d'affaires ou encore de faire le point sur les factures et les sommes réellement encaissées sur votre compte.

En effet, celui-ci doit regrouper dans l'ordre chronologique l'ensemble des encaissements effectués sur l'année civile.

Pour être valide aux yeux de l'administration fiscale, ce livre doit mentionner pour chaque encaissement :

• La date
• Le montant
• La nature de la prestation
• Le nom du client
• Le mode de règlement
• La référence de la pièce justificative afférente (le numéro de facture par exemple)

Notez que lorsqu'elles sont insérées, les recettes ne doivent plus pouvoir être modifiées ou supprimées.

Avec Acasi, plus besoin de tenir un fichier Excel avec l’ensemble des sorties et entrées de trésorerie. On récupère toutes vos transactions bancaires automatiquement et les intégrons dans votre comptabilité. Vous avez accès à l’ensemble de vos ventes et achats en temps réel.

L'obligation de tenir des documents supplémentaires pour certaines activités spécifiques

La vente de marchandises, de fournitures, des denrées à consommer sur place ou à emporter et la fourniture des prestations d’hébergement

Si vous êtes un auto-entrepreneur dont l’activité consiste en l’une des activités citées plus haut, vous devez, en plus d'un livre des recettes, tenir un livre des dépenses. Ce dernier doit récapituler, tout comme le livre des recettes, le détail des achats engagés pour votre activité à savoir : 

• La date
• Le montant
• La nature de l'achat
• Le nom du vendeur
• Le mode de règlement
• La référence de la pièce justificative afférente

Le cas de l’achat-revente en l’état

Dans le cas où votre activité implique l'achat-revente en l'état, un livre de police regroupant les informations concernant les objets destinés à être vendus doit être tenu. De plus, pour être conforme aux règles, celui-ci doit être visé par le commissaire de police ou le maire de la commune de votre domiciliation.

L’obligation d’émettre des devis et factures à destination des clients 

La comptabilité de l'auto-entrepreneur ne se limite pas uniquement à la tenue des registres cités précédemment. Vous avez également des obligations comptables à respecter vis-à-vis de vos clients. En tant que professionnel, vous avez l'obligation d'émettre des devis et d’émettre des factures. 

Le devis : le document recommandé et obligatoire dans certains cas

Le devis est un document juridique détaillé des travaux à exécuter avec l'estimation des prix. Celui-ci vous engage en tant que professionnel vis-à-vis de votre client sur son contenu. En revanche, le devis n'acquiert une force juridique chez le client, qu'une fois signé. 

Nous vous préconisons de ne pas faire l'impasse sur le devis et ce même si vous pensez qu'un accord oral suffirait avec votre client. Au-delà des sanctions en cas de manquement à cette obligation (dès que la somme de la prestation en question dépasse 1.500 €, l'absence d'un devis peut entraîner une amende allant jusqu'à 3.000 €), le devis est un moyen de : 

• sécuriser et définir clairement votre domaine d'intervention 
• mettre en confiance le client quant à votre crédibilité et votre sérieux

Mais attention, pour être en règle, votre devis devra comporter des mentions obligatoires suivantes : 

• L’intitulé « devis » et la date 
• Le nom et l'adresse de votre auto-entreprise
• La durée de validité de l'offre
• Votre numéro d’immatriculation au RCS et/ou au Répertoire des Métiers.  
• Le nom et l’adresse du client
• La date de début et la durée estimée de la prestation
• Le détail de chaque prestation et son prix
• Le taux horaire ou forfaitaire de la main d'œuvre 
• Les frais de déplacement
• La somme globale à payer en HT précisant la mention “TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts”, si vous êtes en franchise de TVA
• un auto-entrepreneur peut dans certains cas être soumis à la TVA, auquel cas il devra y faire figurer son numéro d’identification de TVA, ainsi que le prix TTC
• La signature du client précédée de la date d'acceptation du devis et de l'une des mentions suivantes “devis reçu avant l'exécution de la prestation", "lu et approuvé", "bon pour accord”
• Votre signature

La facture : le document obligatoire de la comptabilité de l'auto-entrepreneur

La facture est sans doute le document le plus important de votre comptabilité. Il s'agit d'une preuve juridique de vos droits après la réalisation d'une prestation. Généralement, la facture doit être émise une fois la prestation terminée et signifie que l'encaissement des sommes mentionnées sur le devis signé doit avoir lieu. 

Sachez qu'une facture ne peut être modifiée, supprimée ou annulée et doit être gardée tout au long de la vie de votre auto-entreprise. 

Les sanctions du manquement à l'obligation d'émettre une facture sont plus strictes que pour le manquement à l'obligation d'émettre un devis, les montants peuvent s'envoler jusqu'à : 

• 75 000 € pour une personne physique (si vous omettez la facture pour un particulier)
• 375 000 € pour une personne morale (si vous omettez la facture pour un professionnel)

Ainsi, la facture est obligatoire si : 

• vous vendez une prestation ou un service à un professionnel
• vous vendez à un particulier pour un montant supérieur à 25 euros
• le client particulier le demande même en dessous du montant de 25 euros

Comme pour les devis, un certain nombre de mentions obligatoires sont à apposer sur ce document de comptabilité de l'auto-entrepreneur. 

Acasi vous permet de créer vos devis et factures en toute simplicité. Les mentions obligatoires sont intégrées automatiquement pour vous à chaque fois que vous émettez un nouveau document. 

Gérez toute votre activité sur un compte bancaire dédié, séparé de votre compte personnel

En tant qu'auto-entrepreneur, vous avez l'obligation d'ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité, distinct de votre compte courant si vous réalisez plus de 10.000 € de chiffre d'affaires sur deux années consécutives. 

Même si vous vous situez en dessous de ces seuils, nous vous conseillons d’avoir un compte distinct pour la gestion de votre activité pour bien séparer vos dépenses personnelles et professionnelles. Un compte bancaire distinct est destiné à toutes les transactions liées à votre activité : 

• l'encaissement de vos recettes 
• les dépenses effectuées dans le cadre de votre activité 
• le paiement de vos charges (cotisations sociales et fiscales, CFE…)
• le prélèvement de votre rémunération vers votre compte courant personnel

Déclarez régulièrement votre chiffre d'affaires à l’URSSAF et payez vos cotisations sociales

Quand faut-il déclarer vos recettes ?

 La périodicité de vos déclarations est déterminée lors de l'enregistrement de votre entreprise. Votre déclaration est soit : 

• mensuelle
• soit trimestrielle

Attention, même si le chiffre d’affaires est nul, vous devez tout de même faire la déclaration de chiffre d’affaires de la micro-entreprise !

Lorsque vous réalisez votre déclaration, vos cotisations sociales sont calculées automatiquement, vous devez simplement régler la somme de charges sociales indiquée. 

Quelles recettes déclarer ? 

Seules les recettes encaissées sont à déclarer. 

Prenons un cas de figure simple : vous devez faire une déclaration le 31 octobre pour votre activité d'août, septembre et octobre. En octobre, vous avez vendu et exécuté une prestation. Vous êtes donc en possession d'une facture d'une certaine somme, devant être réglée par votre client. Les sommes figurant sur la facture n'ayant pas encore été encaissées, vous n'avez pas à déclarer ce montant dans votre déclaration du 31 octobre. 

Quelles sanctions pour un oubli de déclaration ? 

Le manquement à l'obligation de déclaration est sanctionné d'une pénalité de 52€ pour chaque déclaration omise et ce même si votre chiffre d'affaires est nul. 

Il est possible de régulariser la situation de la déclaration en fin d'année. Si aucune régularisation n'est réalisée, vous pouvez être taxé d'office sur une base majorée. Vous vous exposez ainsi au risque de payer plus de cotisations que vous ne l'aurez fait si vous aviez déclaré votre chiffre d'affaires de manière régulière. 

De plus, vous risquez de perdre votre statut d'auto-entrepreneur si durant huit trimestres consécutifs (24 mois) vous n'avez pas déclaré votre chiffre d'affaires nul. Il s'agira la d'une radiation automatique, mais vous resterez redevable de vos déclarations manquantes et des pénalités associées à ces oublis. Ainsi, il est fortement conseillé de ne pas laisser son statut de micro-entrepreneur à l'abandon, mais de procéder plutôt à une cessation de votre auto-entreprise. 

Déclarez votre chiffre d’affaires une fois par an lors de votre déclaration de revenus 

Après avoir déclaré votre chiffre d’affaires mensuel ou trimestriel à l’URSSAF, vous devez aussi faire une déclaration d’impôts auto-entrepreneur auprès du service des Impôts. Tous les ans, lors de la déclaration de l’impôt sur le revenu, vous devez inscrire sur votre déclaration 2042 C Pro, le montant du chiffre d’affaires réalisé sur l’année, afin de calculer votre impôt. L’ensemble de vos revenus, y compris le chiffre d’affaires réalisé en tant qu’auto-entrepreneur, est soumis au barème progressif de l’impôt sur le revenu. 

NB Vous avez également la possibilité d’opter pour le versement libératoire sous certaines conditions, afin de s’acquitter de l’impôt sur le revenu et des cotisations sociales au même moment en une fois. Vous pouvez vous acquitter de l’IR sur les sommes encaissées de façon mensuelle ou trimestrielle, au taux de : 

• au taux de 1 % pour les activités de vente de biens ou de fourniture de logement (BIC)
• de 1,7 % pour les prestations de services (BIC ou BNC)
• 2,2 % pour les titulaires de BNC (prof. libérales)

Ainsi, vous payez l’IR chaque mois ou chaque trimestre en fonction du chiffre d’affaires déclaré. 

Conseils pratiques pour la tenue de comptabilité de l'auto-entrepreneur 

Conservez précieusement vos documents et justificatifs

Vos documents comptables (livre de recettes, registre d'achats, devis, factures, preuves d'achat etc) ont une durée légale de conservation de 10 ans. Vous devez être en mesure de les présenter à tout moment à la demande de l'administration fiscale. De plus, en cas de dépassement des seuils de TVA, ces documents vous seront utiles à la récupération de la TVA. 

Choisissez des solutions de comptabilité adaptées 

Plusieurs solutions de gestion comptable s'offrent à l’auto-entrepreneur. Chacune d'entre elles présente des avantages comme des inconvénients et a un coût qui lui est propre. Au regard des spécificités du régime micro-fiscal, il est important pour un auto-entrepreneur de pouvoir suivre son activité en temps réel, non seulement pour piloter efficacement sa trésorerie mais aussi pour surveiller le dépassement des seuils de franchise de TVA et de chiffre d'affaires.

Nous mettons à disposition de nos utilisateurs micro-entrepreneurs un tableau de bord actualisé en temps réel, permettant de gérer votre trésorerie simplement : garder un œil sur votre chiffre d’affaires et de suivre où vous en êtes par rapport à la TVA. Il suffit de se connecter sur un ordinateur ou un mobile pour avoir toutes les informations nécessaires au bon pilotage de votre micro-entreprise. 

Gérer sa comptabilité tout en autonomie : bonne ou mauvaise idée ? 

La comptabilité de l'auto-entrepreneur se résume à quelques obligations simples, qui peuvent être exécutées en toute autonomie, sur un logiciel de bureautique comme Excel ou Word. 

Cependant cette solution ne peut être envisagée uniquement si les flux de votre trésorerie sont limités. Dans le cas contraire, la tenue de votre comptabilité risque de vous prendre un temps précieux et peut s’avérer vite chronophage.  De la même manière, une telle organisation ne vous donne aucun aperçu sur l'activité de votre micro-entreprise : sa rentabilité, le chiffre d'affaires, les factures impayées etc. 

Utiliser une solution de gestion automatisée de comptabilité pour auto-entrepreneurs 

Vous l'aurez compris, la meilleure alternative pour la gestion de la comptabilité d'un auto-entrepreneur est celle qui doit à moindre coût permettre de :

• minimiser votre intervention dans la gestion de la comptabilité
• visualiser les données financières de votre projet en un coup d’œil 
• centraliser l'ensemble des documents administratifs au même endroit
• permettre de créer des devis et factures conformes au normes légales

C'est le cas d'Acasi, la solution web développée par des experts-comptables qui automatise la gestion comptable de votre activité et vous simplifie la vie ! Notre offre micro-entreprise a été spécialement pensée pour vous et vos besoins : 

1. Réduisez à zéro votre marge d'erreurs lors de l'émission de factures : toutes les mentions obligatoires sont automatiquement insérées
2. Oubliez la saisie manuelle grâce à la synchronisation bancaire automatique de votre compte avec Acasi
3. Gardez constamment un œil sur votre trésorerie, vos cotisations sociales et vos impôts en temps réel et prenez les bonnes décisions pour votre micro-entreprise
4. Ne ratez plus aucune échéance fiscale ou comptable : vous êtes informés instantanément
5. Soyez alertés lors des dépassements des seuils de TVA

Soyez réguliers et organisés 

La règle principale d'une gestion comptable optimale de votre micro-entreprise est d'être régulier et rigoureux dans la tenue des comptes. En effet, nous vous conseillons de faire votre comptabilité d'auto-entrepreneur une fois par semaine afin d'éviter le stress et l'angoisse que peut provoquer le report de la tâche.

De plus, une tenue à périodicité régulière vous donnera une visibilité sur votre activité. 

Surtout, considérez votre comptabilité comme un outil de pilotage de votre projet et non pas comme des obligations fiscales et comptables. Vous y gagnerez sur tous les plans !