Notions essentielles de comptabilité à connaitre pour tout indépendant

Vous venez de créer votre société ou vous êtes un entrepreneur aguerri, mais vous avez toujours eu du mal avec la comptabilité ? Tous ces concepts flous de provision, amortissement, immobilisation et autres, vous donnent des sueurs froides ? Pourtant, la comptabilité est résolument une arme pour un entrepreneur qui réussit. Faisons le tour de toutes les notions comptables que vous devriez connaitre pour piloter au mieux votre entreprise. Promis, on limitera le jargon comptable au strict minimum : chez Acasi nous nous efforçons de rendre les concepts compliqués, plus simples que 1 + 1. Vous allez voir, la compta ce n'est pas si difficile.

Bilan comptable

C'est quoi ?

Commençons par la notion de comptabilité probablement la plus connue de tous les entrepreneurs, même débutants : le bilan comptable. Qui n'en a pas déjà entendu parler ? La plupart des entreprises ont en effet l'obligation légale d'établir un bilan au moins une fois dans l'année.

Le bilan comptable est une photographie du patrimoine de votre entreprise à un instant donné. Il est composé de l'actif et du passif. L'actif regroupe l'ensemble des biens que possède l'entreprise (logiciels, stocks, véhicules etc) et le passif les ressources qui ont permis d'acquérir ces biens. Dans la logique comptable, l'actif doit toujours être égal au passif, car pour enregistrer tout flux financier il faut inscrire deux montants identiques : un pour expliquer d’où vient l’argent et un second pour expliquer ce qui est fait avec cet argent.

En résumé, le bilan comptable montre ce que votre entreprise possède (son actif), ce qu’elle doit (son passif), à savoir les ressources que vous mobilisez pour financer votre actif (capital social, emprunts…) à l'instant T, c'est-à-dire au moment de la clôture des comptes.

A quoi sert le bilan ?

En interne, le bilan permet de détailler le patrimoine que l'entreprise a constitué depuis sa création.

C’est aussi le document de référence pour les tiers : banques, investisseurs, fournisseurs. Le bilan leur fournit des indications clés sur les ressources de l'entreprise et leur usage. C'est aussi un gage de sécurité et de confiance pour les partenaires.

Haut de bilan / bas de bilan

A quoi correspondent le haut et le bas de bilan ?

Le haut de bilan correspond aux postes liés au financement « long terme » de l’entreprise. Il comprend les ressources et emplois durables de l’entreprise.
Ainsi, dans un bilan, partie "Actif", les rubriques sont classées de la moins liquide (les immobilisations) en haut, en passant par les stocks, les créances sur les clients et jusqu’à la plus liquide (les disponibilités en caisse) en bas.

Il en va de même pour le "Passif" : les rubriques sont classées de la plus stable dans le temps en haut (fonds investis dans le capital par les associés), à la plus exigible dans le temps (dettes à quelques jours ou semaines près) en bas.
Maintenant que les bases sont posées, décryptons ensemble certaines notions essentielles du bilan comptable.

Immobilisations et amortissements

Poste comptable indispensable à connaître pour tout indépendant : les immobilisations. Lorsqu'une entreprise souhaite investir dans un bien, une machine, un véhicule, c'est là qu'entrent en jeu les notions d'immobilisations et d'amortissements.

C’est quoi une immobilisation ?

On appelle immobilisation tout actif utilisé de manière durable par l'entreprise. Par exemple : un local, un véhicule, un fonds de commerce ou encore une licence ou un brevet.

Les immobilisations sont de trois types, elles peuvent être :

• corporelles (actifs physiques)
• incorporelles (actifs non monétaires, sans substance physique, comme un logiciel par exemple)
• financières (actifs financiers, tels que des titres de participation)

Quelle différence avec une charge ?

Tandis qu’une charge correspond à une dépense effectuée dans l'objectif d'acquérir un bien ou service pour le besoin de l’activité de l’entreprise, une immobilisation a vocation à procurer des avantages économiques futurs à l'entreprise. L’achat d’un téléphone vous permet par exemple d’être joignable à tout moment, disponibilité qui a vocation à vous faire gagner la confiance d’un client ou prospect et donc de contribuer à l’augmentation de vos ventes.

Ainsi, tout actif dont la valeur dépasse 500 € HT, destiné à être utilisé de manière durable dans l’entreprise et qui à vocation à lui procurer des avantages économiques futurs doit donc être comptabilisé comme étant une immobilisation.
On admet cependant pour des raisons de simplification de la comptabilité, que certains biens à faible valeur puissent être comptabilisés en charges.

Quelle différence avec un stock ?

Un stock a par définition vocation à être revendu. Une immobilisation est destinée à servir les besoins généraux de l'entreprise de manière durable et donc rester dans l’entreprise.

Certaines immobilisations doivent faire l'objet d'un amortissement

Certaines immobilisations vieillissent au fur et à mesure de leur utilisation ou deviennent obsolètes avec le temps (par exemple un terrain, ou des titres de participation qui perdent de la valeur et pour lesquels on doit passer une provision). Il faut donc transcrire cette dépréciation du bien en comptabilité. L'amortissement est justement la constatation comptable annuelle de la perte de valeur des actifs d'une entreprise.

La première année d'acquisition du bien, l'actif est inscrit au bilan de l'entreprise pour sa valeur d'achat. Il s'agit en effet d'un enrichissement pour l'entreprise, faisant désormais partie de son patrimoine. Néanmoins, l'année suivante, la valeur d'achat du bien acquis ne correspond plus à la réalité du fait de la dépréciation de sa valeur dans le temps. L'amortissement est donc le mécanisme comptable permettant de constater tous les ans cette perte de valeur. Une partie de la valeur du bien est intégrée tous les ans dans le compte de résultat de l'entreprise comme étant une charge. Cette charge est appelée dotation à l'amortissement.

Quel est l'intérêt d'amortir un actif ?

L'amortissement que l'on enregistre chaque année est déduit du bénéfice imposable. Cela réduit donc mécaniquement le montant de l'imposition de l'entreprise.

Provisions

L’autre notion du bilan à connaître absolument sont les provisions. Une provision est le constat comptable d'un risque probable mais incertain pour l'entreprise.

Il existe différentes provisions :

• provision pour impôts
• provision pour risques et charges
• provisions pour pensions (indemnités de départ à la retraite)
• provisions pour restructuration
• provisions pour gros entretien

Comptabiliser une provision permet d'anticiper certains risques liés à l'activité de l'entreprise, comme l'augmentation des charges par exemple.

Les provisions comptables sont généralement estimées et indiquent une future dette probable pour l'entreprise. Les provisions sont donc enregistrées au passif.

Plusieurs cas de figures sont possibles, selon que le risque prévu se produit ou non :

• Si le risque a lieu, on reprend alors la dette créée au bilan et on la compense par une charge apparue dans le compte de résultat. Sous certaines conditions, la charge pour provision peut être déductible fiscalement.
• Si le risque ne se produit pas, mais est toujours présent, on maintient la provision comptable dans le bilan au passif puis on ajuste son montant en fin d'exercice afin d’être au plus près de la réalité
• Si le risque disparaît, on annule la provision en la reprenant et la réintégrant dans le résultat exceptionnel de l'entreprise

Pourquoi avoir recours au mécanisme des provisions ?

L'enregistrement d'une provision en comptabilité permet de respecter le principe comptable de prudence. En outre, cela permet de mieux gérer les finances de l'entreprise, de manière à ne pas être pris au dépourvu lorsque le risque se concrétise, entraînant des frais supplémentaires.

Retenez que toute provision doit être justifiée et cohérente. Aucune provision ne peut être fictive dans le but de faire baisser son impôt !

Créances clients

Une créance est, par définition, une somme due par un tiers en faveur de votre entreprise.

Si vous avez bien suivi nos explications sur l’actif et le passif un peu plus haut, vous avez aisément deviné qu’une créance client est comptabilisée à l’actif de l’entreprise, tout simplement dans la partie “Créances clients”.

Une créance client apparaît dès lors que vous avez fourni un bien ou effectué une prestation de service pour votre client et émis une facture en ce sens. Le montant dû apparaît alors en créance tant que le règlement de la part du client n’a pas eu lieu. On considère que le règlement est échu - donc dû - dès lors que le délai de paiement accordé au client a été dépassé.

• Si les parties n'ont rien prévu pour le délai de paiement, celui-ci est fixé à 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou l'exécution de la prestation.
• Ce délai peut être supérieur en cas d'accord entre les parties, mais il ne peut jamais dépasser 60 jours à compter de la date d'émission de la facture ou 45 jours fin de mois.

Voyons ci-dessous plusieurs cas de figure qui peuvent affecter une créance client :
Le règlement de la créance a eu lieu. 

Dans le cas où le client a fini par payer le prix du bien ou du service qui lui a été facturé, la créance client se solde.

Exemple :

Votre société a vendu :

• Un bien d’un montant de 50 € HT au client A
• Un autre bien d’un montant de 100 € HT l’unité au client B
  (pour plus de simplicité, nous ne prenons pas en compte la TVA pour cet exemple)

Le clôture de votre exercice fiscal a lieu au 31 décembre de chaque année. La vente/livraison des deux biens vendus a eu lieu le 15 décembre.

Le client a payé le 25 décembre et le client B a payé le 15 janvier de l’année N+1
⇒ Quel est le montant des créances clients à inscrire sur le bilan de votre société au 31 décembre ?

Vous l’avez ? Je suis sûre que oui ! Effectivement, la créance du client A du montant de 50 € ayant été soldée au 25 décembre, il reste au 31 décembre N plus que la créance du client B d’un montant de 100 € HT en faveur de votre société.

Ces produits pour un total de 150 € HT seront visibles dans le compte de résultat ; autre état financier regroupant tous les flux de l’entreprise que nous verrons plus en détail ci-dessous.

Le règlement de la créance est incertain

Lorsque le règlement de la créance est compromis à cause des difficultés financières que rencontre le client, on parle de créance douteuse. Cela signifie qu’en cas de non règlement, la créance peut devenir une perte pour l’entreprise. Il faut alors anticiper cette hypothèse en constatant une provision pour créances douteuses.
Si le caractère douteux de la créance est prouvé, la provision peut être déductible fiscalement. Ainsi, elle n’est pas imposée.

Le règlement de la créance n’aura jamais lieu

Lorsque le refus de payer du client ou son insolvabilité deviennent définitifs, on parle alors de créance irrécouvrable. Si une créance douteuse a encore des chances d’être réglée, une créance dite irrécouvrable, est celle qui ne sera jamais réglée. Les créances irrécouvrables sont enregistrées comptablement en “Perte sur créance irrécouvrable” et constituent une perte sèche pour l’entreprise. Pour récupérer la TVA sur la facture demeurée impayée, vous devez envoyer un duplicata à votre client de la facture initiale en mentionnant “ Facture demeurée impayée pour la somme de ...... euros (prix net) et pour la somme de ..... euros (TVA correspondante) qui ne peut faire l'objet d'une déduction”.

Les créances clients impactent la trésorerie de l’entreprise et peuvent entraver son bon fonctionnement. Il est donc essentiel de maîtriser ses créances clients. Notre application de comptabilité Acasi, vous permet de suivre l'ensemble de vos encaissements clients en temps réel et les factures en retard de paiement. Gérez et modulez votre trésorerie en fonction de ces indicateurs pour une gestion en sérénité.

Dettes fournisseurs

À l’instar des créances clients, les dettes fournisseurs sont des factures que votre entreprise reçoit de ses partenaires commerciaux mais qui ne sont pas réglées à la date de l’établissement du bilan. Comme pour les créances clients, le délai de paiement des fournisseurs est fixé à 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation. Mais ce délai peut aller au-delà, sans dépasser 60 jours à partir de la facturation, s’il y a accord entre les parties ou 45 jours fin de mois.

Une bonne gestion des délais de règlement de vos fournisseurs est importante pour la maîtrise de votre trésorerie. L’allongement des délais de paiement à vos fournisseurs peut constituer une source de financement pour votre entreprise, mais peut être mal perçu par vos fournisseurs si le délai de règlement est trop long. À l’inverse, un délai de paiement trop court peut impacter négativement la trésorerie de l’entreprise.
N’oubliez pas que votre entreprise est à la fois fournisseur et client, il est donc impératif de tenir compte des délais accordés par le client et de trouver un équilibre entre encaissements et décaissements.

Passons maintenant à la deuxième notion indissociable du bilan comptable : le compte de résultat

Compte de résultat

Définition du compte de résultat ?

Moins connue des entrepreneurs que le bilan comptable, cette notion de comptabilité est tout aussi importante. Le compte de résultat présente la somme des produits - valeurs perçues ou à percevoir - et des charges - valeurs versées ou à verser - engagées par la société durant un exercice donné.

Quelle est la différence entre le compte de résultat et le bilan ?

Contrairement au bilan, qui est une photographie de ce que l'entreprise possède à la fin de l'année, le compte de résultat représente l'ensemble des flux de l'entreprise sur un exercice comptable donné.

Moins à vocation informative que le bilan, le compte de résultat est un véritable outil de pilotage et de gestion de votre entreprise.

Pourquoi s'intéresser à son compte de résultat ?

La répartition entre ce qui provient du résultat d'exploitation, du résultat financier ou du résultat exceptionnel donne une idée claire sur ce qu'il se passe dans l'entreprise. Le compte de résultat permet d'analyser les performances de votre entreprise sur une année, les comparer aux performances passées et d'ajuster l'organisation et le fonctionnement de en conséquence.

Effectivement, chaque transaction/flux de la société est classé en 3 grandes catégories.

1. Le résultat d'exploitation
   Il regroupe tous les produits (dont bien entendu le chiffre d’affaires) et charges de l'entreprise dans le cadre de son activité courante, c'est-à-dire dans le cadre de l'activité définie dans son objet social.
2. Le résultat financier
   Le résultat financier est la somme des charges financières (intérêts d'emprunt par exemple) et des produits financiers (intérêts de placements par exemple si l’entreprise a des excédents de trésorerie en placements).
3. Le résultat exceptionnel
   Le résultat exceptionnel recense les opérations qui ne relèvent ni de l’exploitation, ni du financier. Ce résultat ne donne pas d'indices pertinents sur l'état de santé financière de l'entreprise, car il s'agit d'un résultat par définition exceptionnel : par exemple des amendes ou des pénalités.

Résultat comptable

La somme de tous les produits moines toutes les charges constitue le résultat comptable de l’entreprise. Celui peut être positif (bénéfice) ou négatif (perte).
Pourquoi est-il important de connaître son résultat comptable ? Tout simplement pour savoir si votre entreprise est rentable ou non ! Lorsque le chiffre d'affaires est supérieur aux charges, cela signifie que l'entreprise est rentable. Si les charges sont supérieures au chiffre d'affaires réalisé, alors l'activité de l'entreprise ne lui permet pas de s'autofinancer. Si vous souhaitez pousser l’analyse de rentabilité de votre encore plus loin, nous vous conseillons de suivre votre EBE / EBIDTA également.

Résultat fiscal

Encore un résultat allez vous nous dire ? Nous ne venions pas de voir ce qu'était un résultat comptable ? Cela ne suffit-il pas pour savoir si mon entreprise est rentable ou non ? La complexité réside dans le fait que la comptabilité et la fiscalité obéissent à des règles issues de codes différents (respectivement le Plan comptable général et le Code général des impôts). En cours d'exercice, les opérations sont enregistrées en appliquant les règles comptables, sans tenir compte des règles fiscales.

Une fois le résultat comptable déterminé, il faut alors lui appliquer les règles fiscales afin d'obtenir le résultat fiscal servant de base pour le calcul de l'impôt.

Le calcul du résultat fiscal se fait donc en 3 étapes :

1. On reprend le résultat comptable
2. On lui déduit tous les produits non imposables ou bénéficiant du régime de faveur fiscal - par exemple l’aide par l’Etat du Fonds de solidarité Covid-19 non imposable
3. On réintègre des charges non déductibles - par exemple les amendes et pénalités évoquées dans le résultat exceptionnel

Liasse fiscale

Lorsque votre expert-comptable évoque le dépôt de votre liasse fiscale, savez-vous exactement de quoi s'agit-il ? Vous vous demandez si cela a un lien avec le résultat fiscal évoqué ci-dessus ? Vous avez raison !

La liasse fiscale est un ensemble de documents que l'on transmet à l'administration. Elle est composée de la déclaration de résultat (comprenant le résultat comptable et le résultat fiscal réalisés sur la période), ainsi que de plusieurs tableaux annexes détaillant les postes du bilan et compte de résultat. La déclaration à remplir varie en fonction du régime fiscal auquel est assujettie l’entreprise.

Vous avez suivi jusque là sans avoir envie de jeter votre ordinateur par la fenêtre ? Accrochez vous, on vous réserve un deuxième volet sur des notions d’analyse financière à connaître absolument pour pouvoir évaluer la santé financière de votre entreprise. On abordera le chiffre d'affaires, les capitaux propres, le BFR et autres concepts passionnants de la comptabilité des indépendants. Stay tuned !