Vos premiers pas en tant qu'entrepreneur - Interview de Jonathan Cohen

Vous venez d'immatriculer votre société ou d'obtenir le statut d'entrepreneur individuel ? Félicitations, vous venez de rejoindre l'aventure entrepreneuriale ! Celle-ci sera passionnante et riche professionnellement ainsi qu'humainement. Encore faut-il partir sur de bonnes bases pour s'assurer une vie de freelance sereine et sans pépin dans le futur.

Voici quelques recommandations de notre CEO, Jonathan Cohen, pour démarrer votre activité sur les chapeaux de roues. Après tout, lui aussi a dû démarrer comme vous, il y a quelques années 😉.

En termes de démarches administratives, que conseilles-tu de faire en premier aux freelances & indépendants?

Il faut tout d'abord penser à créer son compte impôts.gouv professionnel

C'est l'interface qui permet de déclarer, payer ses impôts et échanger avec l'administration fiscale. Dès l'immatriculation de la société il faut procéder à la création de cet espace.

Les démarches sont assez simples et bien expliquées. Une fois ce compte créé, il faut transmettre un mandat de prélèvement à sa banque pro, pour autoriser le prélèvement des impôts. Il ne faut pas attendre la dernière minute pour le faire. En cas d'oubli ou de retard, on risque de se retrouver avec un rejet de paiement de la part de votre banque au moment du paiement des impôts (la TVA ou l'IS) et cela peut poser quelques problèmes.

En revanche, il ne faut pas vouloir se connecter trop rapidement après l'activation de son compte ! Il faut attendre 2 à 3 semaines environ avant que votre numéro de SIREN soit reconnu par l'administration.

Gare aux courriers frauduleux que vous allez certainement recevoir

Ma deuxième recommandation est de faire attention aux courriers que l'on reçoit au siège social juste après l'immatriculation. Une fois le Kbis en poche, il n'y a plus aucuns frais à verser à l'administration. Si vous recevez des courriers vous indiquant l'inverse, il s'agit d'une arnaque. Des personnes malveillantes se font passer pour des organismes officiels en vous demandant de payer pour tout et n'importe quoi.

Les courriers les plus courants peuvent vous réclamer une somme pour protéger votre marque, vous demander de vous inscrire à un annuaire "obligatoire" ou encore solliciter l'envoi de documents manquants soi-disant fictifs, afin de collecter des données en vue de leur revente.

Il est très facile de se faire avoir, car au début on ne connaît pas tous les rouages de l'administration, même si on ne les connaît probablement jamais tous. Il faut donc faire très attention et vérifier toutes les informations. Si vous avez un doute, parlez-en à votre expert-comptable.

En parlant d'expert-comptable... Faut-il en prendre un au démarrage de l'activité ou cela peut attendre la fin de l'exercice fiscal (le moment du bilan) ?

Il est très important d'être suivi par un expert-comptable dès le début de son activité. Surtout parce que l'année de création est l'année découverte du juridique, administratif et fiscal applicable à une société. Après s'être lancé, on se rend vite compte que la vie de freelance ne se résume pas qu'à faire ce que l'on aime. Il y a toute une partie moins chouette, le revers de la médaille je dirais. Il ne suffit pas simplement de faire le travail que vous faisiez en tant que salarié. Il faut y ajouter toute la gestion administrative de votre entreprise : faire des devis, facturer, demander des acomptes, relancer les clients parfois pendant des semaines ...

Il y a également toute la partie comptabilité et paiement des impôts qu'il ne faut pas négliger. Il faut toujours rester vigilant sur ses échéances fiscales, respecter le cadre juridique etc.

L'expert-comptable sera d'une grande aide pour les entrepreneurs en herbe. Il peut apporter un éclairage sur des questions de gestion quotidienne ou sur des points administratifs précis. Par exemple :

• la déductibilité des frais professionnels ou concrètement les frais qui peuvent être passés sur la boîte. Cela empêchera un freelance novice d'engager des dépenses sans lien avec l'activité de l'entreprise avec la CB de la société. Il s'agit d'un motif de redressement fréquent.
• comment remplir et quand envoyer la déclaration initiale de CFE. Même si l'on est exonéré du paiement de cette taxe la première année, il faut tout de même la transmettre à l'administration fiscale. Beaucoup ne le savent pas.

Chez Acasi, on conseille de toujours avoir un œil sur trois indicateurs clés (les plus susceptibles à faire chavirer une trésorerie) :

• la TVA à verser
• l'impôt à payer
• le montant des cotisations sociales

Aussi, il ne faut pas négliger le suivi des encaissements clients, car il est important de ne pas avoir d'argent dehors. Plus il y a d'argent dehors, moins on peut se permettre de prendre un risque en termes de trésorerie disponible. C'est justement ce que nous mettons à disposition de nos utilisateurs. Ils ont un aperçu permanent sur tous ces indicateurs, ce qui leur permet de piloter leur activité de la meilleure des façons.

J'irai même plus loin ! Un expert-comptable est indispensable dès la phase de création de la société. C'est en effet un moment crucial, où il est primordial d'être accompagné par un professionnel. D'une part, parce qu'il y a beaucoup d'idées reçues sur certaines formes d'entreprises (il y a beaucoup de SAS/SASU par exemple, beaucoup pensent qu'il s'agit de la forme juridique idéale pour être en freelance). D'autre part, parce qu'il faut choisir LA forme juridique adaptée à son activité, à sa situation matrimoniale et patrimoniale.

Toutes ces questions sont abordées en amont avec l'expert-comptable. Chez Acasi par exemple, l'offre de création d'entreprise comprend nécessairement un échange de vive voix avec un coach au sujet de la forme juridique adaptée.

Comment choisir un expert-comptable quand on est novice dans le milieu ? Quels critères privilégier ?

Le choix de l'expert-comptable doit reposer sur plusieurs critères. En tant que freelance ou indépendant qui vient de démarrer, le premier est certainement le prix. En début d'activité, la trésorerie de l'entreprise peut être limitée. En effet, il faut du temps pour se faire connaître et avoir un portefeuille de clients conséquent. Il faut compter entre 150 € à 250 € HT pour les honoraires de suivi d'un freelance ou indépendant dans un cabinet d'expertise comptable traditionnel.

Le second critère est la manière de travailler de l'expert-comptable. Utilise-t-il des outils digitaux pour simplifier votre quotidien et le sien ? Utilise-t-il un logiciel ou bien fait-il toutes les saisies à la main ? Un expert-comptable sera probablement plus réactif et disponible pour des conseils à haute valeur ajoutée si le maximum de tâches comptables chronophages sont automatisées de son côté.

Chez Acasi, le tarif est fixe pour toutes les entreprises (il est à 99 €/mois) et évidemment nous mettons à disposition de nos utilisateurs un outil de compta automatisée, où il n'y a pas besoin de fournir les relevés bancaires tous les mois, de stocker ses justificatifs d'achats en papier ou encore à catégoriser ses dépenses. L’outil de facturation permet également d’envoyer vos devis, vérifier l’encaissement des factures et de relancer vos clients. Le maximum de tâches a été automatisé, que ce soit du côté du freelance ou de l'expert-comptable en interne.

Tu parlais des difficultés de se faire connaître au lancement, que conseilles-tu à tous ces freelances et indépendants en termes de stratégie commerciale ?

Il faut très rapidement adapter une logique commerciale en mettant en place une stratégie de prospection, communication et marketing pour développer la visibilité de sa marque. C'est d'autant plus vrai chez les freelances & indépendants que dans des grandes entreprises. Un entrepreneur n'est pas toujours en full-time sur le côté projet (surtout au démarrage), il faut donc avoir une démarche commerciale, marketing en permanence. S'il s'agit de la vente de produits, il faut d'abord créer une première communauté d'acheteurs, qui feront du bouche-à-oreille. Si l'on parle de services, il faut impérativement acquérir des références. Il est clair que le digital joue beaucoup en ce sens.

En revanche, tous les freelances et indépendants ne sont pas logés à la même enseigne. Un free-lance consultant aura moins de mal à se constituer un portefeuille clients rapidement du fait de l'explosion des plateformes de recrutement dédiées aux consultants. Je pense notamment à Malt, Comatch, One Man Support, Talent.io...

L'autre point crucial, c'est la fixation de son TJM (taux journalier moyen).

Le jeu d'équilibre consiste à ne pas fixer un TJM trop bas (malheureusement, c'est ce que l'on a tendance à faire au démarrage : on casse les prix pour pouvoir être compétitif), en prenant le risque de se décrédibiliser aux yeux du client, ou au contraire trop haut, en se coupant ainsi de certains clients.

Surtout, il ne faut pas penser en termes de CA uniquement, il faut prendre en compte d'autres facteurs :

1. Premièrement le ratio des jours ouvrés et des jours travaillés. Il y a environ 250 jours de travail effectif par an (sans les week-ends et jours fériés). De plus, en tant que freelance, on ne les fait jamais complètement (en termes de production pure, je veux dire) : on fait aussi du démarchage commercial et de l'administratif ou l'on prend des journées pour son bien-être personnel (ça arrive) ou se former pour rester à niveau. Ce sera du temps qui ne sera donc pas facturé. On peut parler de 200 jours de travail effectif par an et cela doit être pris en compte dans le calcul du TJM.
2. Deuxièmement, selon le statut social, il faut regarder combien il restera en net après règlement de toutes les taxes. En SAS par exemple, les charges sociales représentent 85-100 % de la rémunération du dirigeant. Par exemple, pour toucher 200 €, il vous faudra facturer un TJM de 400 €.

Ensuite, une fois l'activité stabilisée et en fonction de l'expérience acquise, il ne faut pas avoir peur d'augmenter ses tarifs ! Pour cela, un contrat de prestation encadrant la mission avec le client peut être utile. Le but est de calibrer les tarifs et le nombre de prestations à livrer en fonction de certains critères. Un freelance graphiste peut par exemple prévoir une clause selon laquelle toute modification au-delà du nombre d'allers-retours délimités est facturée en plus. Un consultant SEO freelance pourra demander de toucher plus d'argent en fonction du nombre de visiteurs sur le site par exemple. Tout dépend de l'activité.

Un mot pour finir ?

Devenir freelance dans le contexte actuel demande bien du courage. Le plus difficile est déjà derrière vous : vous avez sauté le pas. Avec un peu d'organisation, d'autodiscipline et surtout avec de la bonne volonté, vous y arriverez. Et si vous avez des difficultés, Acasi est là pour rattraper le coup.

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